Datenschutz am Ausbildungsplatz: Was der Betrieb darf und was nicht

16 Millionen Euro oder 4 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes, so hoch kann ein Bußgeld nach der Datenschutz-Grundverordnung theoretisch ausfallen. Betriebe nehmen das Thema deshalb ernster als früher, doch im Ausbildungsalltag herrscht trotzdem oft Unsicherheit: Darf dein Ausbilder dein privates Handy kontrollieren, WhatsApp-Nachrichten mitlesen oder Krankheitsdaten an Kollegen weitergeben? Hier steht, was erlaubt ist und was nicht.

Welche Daten der Betrieb überhaupt sammeln darf

Der Ausbildungsbetrieb darf nur die Daten erheben und verarbeiten, die tatsächlich für dein Ausbildungsverhältnis notwendig sind. Dazu zählen Name, Adresse, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, Bankverbindung für die Vergütung sowie Zeugnisse und Nachweise aus dem Bewerbungsprozess. Alles, was darüber hinausgeht, etwa Fragen zu Familienplanung, Religion, politischer Einstellung oder sexueller Orientierung, gehört grundsätzlich nicht in deine Personalakte und darf im Bewerbungsgespräch auch gar nicht erst erfragt werden.

Gesundheitsdaten gelten als besonders geschützte Kategorie. Der Betrieb erfährt bei deiner Krankmeldung lediglich, dass eine Arbeitsunfähigkeit vorliegt und wie lange sie voraussichtlich dauert, nicht aber, welche Diagnose dahintersteckt. Diese Information bleibt Sache der Krankenkasse und des Arztes.

Kontrolle am Arbeitsplatz: Was erlaubt ist

Der Betrieb darf grundsätzlich kontrollieren, ob während der Arbeitszeit tatsächlich gearbeitet wird, das ergibt sich aus dem Ausbildungsverhältnis selbst. Das betrifft dienstliche E-Mail-Postfächer, Firmenrechner und dienstliche Messenger-Konten, sofern eine Nutzungsordnung existiert oder die Kontrolle im Vertrag angekündigt wurde. Anders sieht es bei deinem privaten Smartphone aus: Ohne konkreten, begründeten Verdacht auf eine schwere Pflichtverletzung darf niemand dein privates Gerät durchsuchen oder dich zur Herausgabe zwingen.

Videoüberwachung am Arbeitsplatz ist nur unter engen Voraussetzungen zulässig, etwa aus Sicherheitsgründen im Kassenbereich, und muss klar erkennbar gekennzeichnet sein. Eine dauerhafte, verdeckte Überwachung von Azubis, um Leistung oder Verhalten zu kontrollieren, ist grundsätzlich unzulässig.

Bewerbungsgespräch: Welche Fragen erlaubt sind

Schon im Vorstellungsgespräch gilt: Nicht alles, was gefragt wird, musst du auch wahrheitsgemäß beantworten. Zulässig sind Fragen zu Qualifikation, Schulabschluss, bisherigen Praktika und deiner grundsätzlichen Verfügbarkeit für den gewünschten Ausbildungsbeginn. Unzulässig sind dagegen Fragen zu Schwangerschaft, Familienplanung, Gewerkschaftszugehörigkeit, Religion, sexueller Orientierung oder, von wenigen gesetzlich geregelten Ausnahmen abgesehen, Vorstrafen. Auf unzulässige Fragen darfst du ohne rechtliche Konsequenz ausweichend oder unwahr antworten, weil die Frage selbst schon einen Verstoß darstellt. Das gilt auch für schriftliche Bewerbungsbögen mit entsprechenden Feldern, ein leeres Feld oder eine ausweichende Angabe ist hier die sicherere Wahl, ohne dass dir daraus später ein Nachteil entstehen darf.

Auch beim Umgang mit Bewerbungsunterlagen gelten klare Regeln. Fotos, Zeugnisse und Anschreiben dürfen nur für den Bewerbungsprozess selbst verwendet werden. Eine Weitergabe an andere Unternehmen, etwa an Partnerbetriebe, ist ohne deine ausdrückliche Zustimmung nicht erlaubt, selbst wenn es gut gemeint ist.

Fotos, Social Media und die Einwilligung

Ein Betriebsfoto für die Website, den Social-Media-Auftritt oder die interne Broschüre braucht in aller Regel deine ausdrückliche, freiwillige Einwilligung, auch wenn du schon volljährig bist. Diese Einwilligung kannst du jederzeit für die Zukunft widerrufen, ohne dass dir daraus Nachteile im Ausbildungsverhältnis entstehen dürfen. Möchtest du auf Fotos oder Videos, die bereits veröffentlicht wurden, nicht mehr zu finden sein, kannst du die Löschung schriftlich verlangen.

Bei Minderjährigen braucht es zusätzlich die Einwilligung der Erziehungsberechtigten. Ein Betrieb, der Fotos ohne jede Einwilligung veröffentlicht, verstößt sowohl gegen das Recht am eigenen Bild als auch gegen die Datenschutz-Grundverordnung.

Die Personalakte: Einsicht und Rechte

In deine eigene Personalakte darfst du jederzeit Einsicht nehmen, auf Wunsch auch mit einer Vertrauensperson. Enthält die Akte fehlerhafte Informationen, hast du einen Anspruch auf Berichtigung oder Löschung. Abmahnungen, die sich als unberechtigt herausgestellt haben, müssen auf Verlangen entfernt werden, sofern der Betrieb dem zustimmt oder eine entsprechende Entscheidung vorliegt.

Auch nach Ende der Ausbildung bleiben Teile der Personalakte für einen begrenzten Zeitraum aufbewahrungspflichtig, etwa aus steuerlichen oder sozialversicherungsrechtlichen Gründen. Andere Inhalte, die nicht mehr benötigt werden, müssen nach Zweckerfüllung gelöscht werden, das gilt insbesondere für interne Notizen ohne rechtliche Relevanz.

Willst du Einsicht in deine Personalakte, muss der Betrieb dir innerhalb einer angemessenen Frist einen Termin ermöglichen, eine Verweigerung ohne guten Grund ist nicht zulässig. Kopien einzelner Dokumente darfst du dir in der Regel anfertigen lassen, sofern keine schutzwürdigen Interessen Dritter entgegenstehen, etwa vertrauliche Beurteilungen anderer Mitarbeitender.

Kollegiale Datenweitergabe und Klatsch im Betrieb

Ein häufig unterschätztes Thema: Auch informelle Weitergabe von Informationen unter Kolleginnen und Kollegen fällt unter den Datenschutz. Erfährt jemand, dass du krankgeschrieben bist, darf diese Information nicht einfach an Externe weitergegeben werden, etwa an andere Betriebe oder Bekannte außerhalb des Unternehmens. Auch innerhalb des Betriebs gilt: Sensible Informationen wie familiäre Probleme, finanzielle Schwierigkeiten oder gesundheitliche Einschränkungen sollten nur mit denjenigen geteilt werden, die sie zur Aufgabenerfüllung tatsächlich benötigen.

Verstöße dagegen lassen sich schwerer nachweisen als etwa eine unerlaubte Handydurchsuchung, weil sie meist mündlich passieren. Trotzdem lohnt sich auch hier eine Ansprache, im Zweifel zunächst intern, bei wiederholten oder gravierenden Fällen auch bei der Datenschutzbehörde.

Was bei einem Verstoß zu tun ist

Hast du den Verdacht, dass der Betrieb Daten unzulässig verarbeitet, hast du mehrere Anlaufstellen:

1. Direktes Gespräch suchen. Oft handelt es sich um Unwissenheit statt Absicht, ein klärendes Gespräch reicht dann meist aus.
2. Datenschutzbeauftragte im Betrieb kontaktieren. Größere Betriebe müssen eine solche Ansprechperson benennen, die interne Beschwerden entgegennimmt.
3. Jugend- und Auszubildendenvertretung einbeziehen. Vermittelt zwischen dir und den Ausbildungsverantwortlichen, kennt die üblichen betrieblichen Abläufe.
4. Landesdatenschutzbehörde einschalten. Nimmt Beschwerden entgegen, prüft den Sachverhalt und kann Bußgelder verhängen, die Meldung ist kostenlos.

Eine Meldung bei der Datenschutzbehörde ist grundsätzlich anonym möglich, was gerade während einer laufenden Ausbildung eine wichtige Option für dich sein kann, um keine Nachteile befürchten zu müssen.

Nachteile wegen einer berechtigten Beschwerde sind rechtlich verboten, beschwerst du dich, darfst du dafür weder schlechter behandelt noch benachteiligt werden. Kommt es trotzdem zu Repressalien, verstärkt das deine Position im weiteren Verfahren zusätzlich, weil daraus ein eigener Verstoß entsteht, den du zusätzlich melden kannst.

Häufige Fragen zum Datenschutz im Betrieb

Darf der Betrieb den Standort deines Diensthandys tracken? Nur, wenn es dienstlich notwendig ist, klar kommuniziert wurde und keine lückenlose private Überwachung entsteht, reine Neugier reicht als Grund nicht aus.

Müssen Kollegen über eine Krankschreibung informiert werden? Nur so weit, wie es organisatorisch notwendig ist, etwa für die Urlaubs- oder Schichtplanung, die genaue Diagnose bleibt tabu.

Dürfen deine Bewerbungsunterlagen nach der Absage weiterverwendet werden? Nein, sie müssen nach angemessener Zeit gelöscht werden, sofern keine gesonderte Einwilligung für einen Talentpool vorliegt.

Darf der Betrieb einen Drogentest verlangen? Nur in Ausnahmefällen, etwa bei sicherheitsrelevanten Tätigkeiten mit gesetzlicher Grundlage, und nur mit deiner vorherigen Einwilligung. Ein pauschaler Test ohne konkreten Anlass ist unzulässig.

Wie lange dürfen Bewerbungsgespräche aufgezeichnet werden? Eine Ton- oder Videoaufzeichnung des Gesprächs ist nur mit ausdrücklicher Zustimmung aller Beteiligten erlaubt und muss danach nach Zweckerfüllung gelöscht werden, sofern keine anderslautende Vereinbarung getroffen wurde.

Orientierung ohne Gewähr, ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung, bei konkreten Fragen hilft die zuständige IHK/HWK, die Berufsschule oder ein Fachanwalt.